FUNCIONAMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO EN LOS ESTADOS UNIDOS

De acuerdo a la enciclopedia Wikipedia, las organizaciones sin ánimo de lucro son  entidades cuyo fin no es la consecución de un beneficio económico.  De igual manera se les identifica como : “organización no lucrativa”, “organización sin fines de lucro

Esto quiere decir que las personas que integran la organización no pueden lucrar en base a los objetivos por la cual es creada.  Sus objetivos están enfocados a la prestación de servicios en base a los recursos con los que cuenta la organización.   Su eficiencia y eficacia responde a los servicios de calidad ofrecidos a la comunidad y  es medido en base a los resultados que se obtienen en el bienestar de las personas y a la comunidad en general.

Deben regirse en primera instancia por  el emprendimiento de los promotores de la propuesta de creación de la organización, seguidamente por lo establecido en los estatutos y finalmente por las normas legales.

Se necesita un punto de referencia de conocimiento en la materia, lo cual es fundamental para la búsqueda de donantes, el establecimiento de responsabilidades, programas y servicios. 

En el caso de los Estados Unidos, las organizaciones sin fines de lucro (OSL) son consideradas como asociaciones no incorporadas, fideicomisos benéficos o corporaciones.

Las diferencias entre una organización no incorporada y una de fideicomisos benéficos es la siguiente:

No incorporadas

Fideicomisos benéficos

Existen menos regulaciones. Es más difícil adquirir la execión de impuestos. No reciben contribuciones de la mayoria de las fundaciones privadas y de las corporaciones.

Reciben la exenta de impuestos.  No ofrecen protección a la junta directiva en casos de demandas legales.

 

Una vez identificado estos aspectos, iniciamos  la primera etapa para la creación de una OSL.  Consiste en llenar  los datos requeridos y completados se entregan en la oficina del estado asignado para estas acciones.  Puede ser en la Oficina del Secretario de Estado o la Fiscalía del estado.  Dependiendo del  ámbito que involucra la organización, como ejemplo aspectos de salud o educativos, requieren del visto bueno de la agencia del estado.

Al momento de preparar la documentación incorporamos el nombre de la organización, localización y definimos el objetivo o la razón principal de la organización, lo que podemos denominar el “enfoque social”.

En el enfoque social se describen las metas, que deben ser lo más amplio posible (pensar con luces largas) con la finalidad que le permita en un futuro inmediato cubrir otras acciones en el marco del desarrollo de la organización.

Otro aspecto que debe considerarse es definir si la organización social estará conformada por miembros afiliados.  La participacón de afiliados ofrece derechos en el desenvolvimiento de la organización, ya que permite la oportunidad de elegir y remover a los directivos, participar de las evaluaciones de los programas y servicios, incluyendo las reformas a estatutos y a la estructura de la organización.   Lo positivo de esta participación, es que los miembros estarán comprometidos a lograr la eficiencia de sus directivos y el cumplimiento de las metas.

La segunda etapa para la conformación de la OSL se refiere a la selección de los integrantes de la junta directiva.    El principio básico es que todos los que la integren tienen la responsabilidad de participar en la toma de decisiones.   Definen la misión y la visión, analizan y deciden sobre temas y programas de interés del colectivo, definen las políticas, el plan estratégico,  la estructura de la organización, deciden sobre temas de presupuesto y contratación del recurso humano y deben definir las estrategias para incorporar recursos financieros.

Para ser un directivo de la organización a sus integrantes les deberá agradar el trabajo social de manera voluntaria y en equipo, identificarse con la misión, en ocasiones dar aportes económicos y gestionar la consecución de donantes.  Las experiencias de los directivos son altamente beneficiosas para la organización.

Los miembros de la junta directiva deben tener claridad en sus funciones y las expectativas que se tienen de cada uno.  Además de los conocidos y amistades, debemos abrir el abanico de oportunidades y sumar a otros profesionales y voluntarios que sean recomendados en la comunidad.

Una vez hemos logrado la conformación de la junta directiva nos integramos al tercer paso el cual es definir la misión y visión de la organización.  Con la misión definimos el objetivo de la organización, el aporte a la sociedad a través de los programas y servicios que se ofrecen.  La visión es una proyección a largo plazo a través del cumplimiento de metas.

La elaboración de los estatutos corresponde al cuarto proceso para conformar una OSL , en la misma se establecen los deberes, derechos, el manejo de la organización.  Se dejan establecidas los parámetros en materia de autoridad y responsabilidad; es el instrumento legal base para definir y resolver situaciones que se presentan en el colectivo.  Además, se deja establecido la periodicidad de los directivos y la elección de los mismos, el mecanismo para realizar el llamado a las reuniones y asambleas.

Paralelo a los estatutos es recomendable establecer las políticas internas de la OSL, ya que esto refleja  un proceso de organización transparente.

Cumplidos los cuatros pasos anteriores que son muy propios de cada organización.  Hagamos una revisión (llenado del formulario requerido, seleccionar a la junta directiva, definir visión y misión, elaborar los estatutos), iniciamos la fase que involucra aspectos externos relacionados al trámite de documentos de la OSL.

El quinto paso seria obtener el número de identificación patronal, conocidas por sus siglas en ingles EIN, al cual también se le denomina número de identificación del impuesto federal.  Esta numeración nos sirve para la apertura de cuentas bancarias y la declaración de impuestos sobre la renta.  Para formalizar el EIN utilizamos el formulario SS-4.  Por todos los aspectos mencionados es fundamental cumplir con este paso, ya que además se deberá utilizar al contratar el recurso humano de la OSL para la retención de los impuestos sobre la renta del personal.

Una vez obtengamos nuestro EIN, procedemos a la apertura de la cuenta bancaria el cual representa el sexto paso.   En los estatutos debe quedar definido quienes son las personas que firmaran los cheques. Es muy importante el manejo del recurso financiero ya que de esto dependerá el exito de la OSL en el cumplimiento de sus programas y los donantes estarán confiados de aportar a la organización.

Como política financiera se recomienda establecer un sistema de revisión y control, como ejemplo se describe el siguiente:

-Al recibir donaciones una persona es la encargada de elaborar el recibo de dinero.

-Una segunda persona es la responsable de realizar los depósitos bancarios.

-El Director Ejecutivo debe recibir la correspondencia del  estado de la cuenta bancaria, y finalmente

-Una cuarta persona del area de  finanzas realiza la conciliación bancaria.

Evitamos que una sola persona realice todas las transacciones financieras y el manejo es transparente.  Los beneficios de trabajar de esta manera se traducen en: disminución de malversación de fondos, facilitan las auditorias y proyectamos buena imagen ante los donantes.

Lograda la apertura de la cuenta bancaria, procedemos al séptimo paso que sería solicitarle a la Agencia Federal que regula los impuestos (IRS), el reconocimiento para ser una organización exenta de impuestos, amparados en el artículo 501© (3); el beneficio de obtener la aprobación permite a la OSL no pagar impuestos federales y los contribuyentes donadores pueden deducirlas en sus declariones de impuestos sobre la renta.   

En el artículo 501©(3) establecen normas específicas y diferenciadas para las distintas categorias de las instituciones no lucrativas.  Para su aplicación debemos llenar el formulario 1023, del cual se recomienda asistirse de un experto en la materia.

En la continuación del paso octavo, las recomendaciones son las de atender todas las regulaciones existentes en el estado donde estará focalizado la OSL.  Esto quiere decir que se deberá hacer la misma tramitación para la clasificación de impuesto local.   Si dentro de los planes de la organización se incluye la búsqueda de recursos en diferentes estados del país en cada uno de estos se deberá inscribir la OSL para solicitar donaciones.   Otro beneficio que se puede recibir es la reducción de tarifas en el envio postal.

A partir de ahora entramos a la fase operativa que hacen posible el funcionamiento de la organización.   Iniciamos con el paso noveno el cual involucra la instalación de la oficina de la OSL y su respectivo equipamiento.  En el paso décimo elaboramos la convocatoria para el reclutamiento del recurso humano que prestará servicios en la organización.  A la medida que la estructura de personal sea incrementada debemos elaborar un reglamento interno y el manual de procedimientos.

Seguidamente, en el undécimo paso preparamos el componente de planillas para el personal asalariado  y los que desempeñan servicios profesionales.  La organización deberá considerar dentro de la posibilidades algunos incentivos al personal, entre los que se puede incluir algún tipo de seguro que beneficie al trabajador.

Finalmente para que nuestra OSL mantenga vigencia y reconocida por su operacionalidad debemos preparar el paso décimo segundo por medio de la conformación de un plan para la obtención de recursos financieros.   El apoyo financiero debe provenir de diferentes fuentes, ya sea recursos internos por medio de actividades de autogestión, servicios, cuotas o  a través de recursos externos por medio de donaciones y campañas, entre otras.

 

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